• ग्राहक अपने प्राधिकृत परिवहनकर्ता(ओं) से संबंधित विवरण एचओसीएल को संसूचित किया जाएगा ।
• परिवहनकर्ता(ट्रांसपोर्टर्स) पहली बार माल उठाने के पहले सार्वजनिक देयता अधिनियम 1991 के अनुसार ली गई सार्वजनिक देयता बीमा जिनके बीमा मूल्य 50 लाख रुपए (एकल दुर्घटना के लिए) से कम नहीं है, की प्रति एचओसीएल को प्रस्तुत करेगा।  यह सड़क पर किसी प्रकार की दुर्घटना होने पर किसी प्रकार के सार्वजनिक देयता व्यय को संरक्षण देती है। (सार्वजनिक देयता बीमा को केंद्रीय मोटर वाहन अधिनियम के अनुसार वाहन बीमा या उत्पाद बीमा के साथ नहीं मिलाए।) एचओसीएल से निरंतर माल उठाने के लिए परिवहनकर्ता के सार्वजनिक देयता बीमा का नवीनीकरण अंतिम तारीख के पहले किया जाएगा।   
• परिवहनकर्ता रोड टैंकर से संबंधित मूल दस्तावेज़ों को प्रस्तुत किया जाएगा – मेकैनिकल फिटनेस प्रमाणपत्र (फॉर्म 38) (किसी उत्पाद के लदान के लिए), फॉर्म IX में निर्धारित स्फोटक लाइसेंस (एसिटोन के लदान के लिए) तथा प्रदूषण नियंत्रण के अधीन प्रमाणपत्र)।    
• विधिमान्य अनुज्ञा-पत्रों/ दस्तावेज़ों के बिना एचओसीएल में वाहन पर लदान नहीं किया जाएगा । प्रत्येक माल उठाने से पहले, लागू वाहन के दस्तावेज़ों की वैधता एचओसीएल द्वारा सत्यापित किया जाएगा। लदान की तारीख को टैंकर के पास कम से कम 7 दिन के लिए वैध दस्तावेज़ों/ अनुज्ञा-पत्रों  होना चाहिए । ग्राहकों के हित में यह सुनिश्चित किया जाना है कि टैंकर लक्ष्य स्थान में पहुँचने तक दस्तावेज़ों/ अनुज्ञा-पत्रों की वैधता हो ।     
• परिवहनकर्ता को लागू उत्पाद के लदान के लिए साफ एवं उपयुक्त टैंकर रखा जाएगा। टैंकर के अंदर किसी प्रकार के संदूषण उत्पादों की गुणवत्ता पर प्रतिकूल रूप से प्रभावित किया जाएगा। एचओसीएल के निरीक्षण से यदि पता चलता है कि टैंकर साफ नहीं है, तो ग्राहकों के हित को ध्यान में रखकर  एचओसीएल द्वारा इसका तिरस्कार किया जाएगा। परिवहनकर्ता जल / स्टीम सर्वीसिंग एवं साफ करने के बाद टैंकर वापस रखा जा सकता है।
• टैंकर का रख- रखाव अच्छी तरह रखा जाएगा। यह एचओसीएल वेब्रिड्ज पर तौलने से पहले एचओसीएल द्वारा भौतिक निरीक्षण के शर्त पर किया जाएगा। वाहन यदि खराब स्थिति में हो, क्षतिग्रस्त हो, बिगड़ा हुआ हो और उत्पादों के लदान के लिए असुरक्षित हो तब इसको अस्वीकृत किया जाएगा।
• टैंकर को उत्पाद लादने के बाद पिल्फर प्रूफ सीलिंग के लिए फूल-प्रूफ सुविधा होगा अन्यथा ग्राहकों के हित में एचओसीएल द्वारा इसे तिरस्कृत किया जाएगा।
• टैंकर को संबंधित उत्पाद की आपात्काल सूचना पैनल दोनों भाग में और पीछे भी प्रदर्शित किया जाएगा। इसके बिना टैंकर को तिरस्कृत किया जाएगा।
• टैंकर को लदान के लिए भेजने से पहले, एचओसीएल द्वारा यह सुनिश्चित किया जाएगा कि वह खाली है तथा लदान के लिए लायक है। चालक/ड्राईवर को खतरनाक मालों को वहन करने के टैंकर्स चलाने का लाइसेंस होना है।  उन्हें एक स्वीकृत संस्थान से खतरनाक मालों के परिवहन पर सांविधिक प्रशिक्षण प्राप्त करना चाहिए।     
• टैंकर को लदान के पहले और बाद में एचओसीएल के वेय ब्रिज पर तौला जाएगा और एचओसीएल के वेय ब्रिज का आंकड़े अंतिम माना जाएगा। एचओसीएल ग्राहकों के हित में यह सुनिश्चित करेगा कि परिवहन गाड़ी में सीमा से अधिक भार नहीं है। लदान के बाद, टैंकर को एक समय के लिए उपयोगित मुद्रा से मुद्रित किया जाएगा।  
• टैंकर को निम्नलिखित दस्तावेजों के साथ ग्राहक के पास भेजा जाएगा: - बीजक, एचओसीएल  गुणवत्ता नियंत्रण विभाग द्वारा जारी किए गए उत्पाद के विश्लेषण का प्रमाण पत्र, सील बोतल में उत्पाद का नमूना, परिवहन आपातकालीन कार्ड (TREMCARD)। टैंकर के वाल्व और डिब्बे के ढक्कन को सील करने के लिए उपयोग किए गए वन टाइम सील की क्रम संख्या और रंग बीजक  में दिखाया जाएगा। ग्राहक यह सुनिश्चित करेगा कि जब टैंकर लक्ष्य स्थान पर पहुँचते ही वाल्व और डिब्बे के ढक्कन पर सील यथावत है ।

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